成都市機械制造業商會檔案管理辦法

    為確保商會檔案的完整、準確無誤，做到科學管理，根據《社會團體登記管理條例》和商會章程，特制定本辦法。

第一條   檔案內容

1、本會從籌備到成立、換屆文件和《章程》等各項管理文件；

2、會長、副會長、秘書長、副秘書長和理事的個人登記表，以及選舉文件；

3、各屆會員單位審批表及審批文件；

4、內部機構設置文件及組成人員名單；

5、人事檔案；

6、財務檔案；

7、以本會名議發出的文件、函、電、合同；

8、本會收到的文件、函、電、合同。

第二條   歸檔要求

1、本會按照有保存價值的立卷原則，第一條中6、7獨立歸檔管理，8按年度立卷，其余各項按屆綜合立卷。

2、立卷后，裝訂成冊，編號歸檔，并注明保存期限，每卷目錄要用鋼筆或毛筆填寫，字跡清楚、工整。

3、本會成立、變更和各屆領導成員情況卷為永久保存卷，財務檔案按國家財務制度規定辦理，其他卷為短期保存。

第三條   檔案管理

1、本會檔案由秘書長領導秘書處負責管理，其中財務檔案由專職財會人員負責管理，人事檔案由專職人事管理人員負責管理，其他檔案指派專人負責管理。

2、檔案由秘書長指派政治素質好、工作責任心強的工作人員負責管理。

3、檔案管理人員要及時收集、整理本會有保存價值的各種文件資料，保證檔案齊全完整，準確無誤，并按時立卷歸檔。

4、檔案要妥善保管，做好防腐、防蟲蛀、防火、防鼠咬、防盜竊、防失密工作，確保檔案的安全。

5、本會檔案未經秘書長批準，不得隨意查閱和利用。

第四條   附則

1、本辦法從商會第一次會員代表大會通過之日起實施。

2、本辦法由會長會議負責解釋。